課題の背景

札幌市では2023年度に生成AI利用ガイドライン群を制定し、全職員が使用できるチャット型生成AI環境を整備しており、2024年度に職員向けの入門研修等を実施しています。
一方で、生成AIの活用が資料要約や誤字チェックなど、個人作業の範囲に留まっており、組織内での活用、展開につながっていないという課題を抱えています。
組織内での生成AI活用の先行的な取組として、旅費事務を対象に実証を行い、旅費事務の効率化・高度化を図るとともに、その他の行政事務への生成AI活用の横展開の足掛かりとすることを検討しています。

課題の現状

今回、生成AI活用の対象とする旅費事務は、主に以下のような手続を行う必要があります。

1. 出張行程の決定（経路・宿泊先選定を含む）
2. 旅費の計算
3. チケット等の購入・予約
4. 財務会計システムに入力、出張命令書・支出命令書の決裁
5. 旅費の支出（原則口座振替払）
6. 出張・報告
7. 精算

それぞれ、条例、規則、運用方針等の制度に基づいて手続を行う必要がありますが、例えば以下のような課題を抱えています。

• 公費の適正支出の観点から経路設定基準や算定基準等が細かく定められており、これら制度の理解不足による誤りやこれに伴う修正の手間が生じている。
• 旅行者が出張命令書の決裁を得るにあたっては、行程表を作成するほかに経路や宿泊先の選定に係る根拠資料（比較資料）を用意する必要があり、事務作業の手間が大きい。
• 庶務経理担当者が出張命令書等の審査を行うにあたっては、上記の行程表や根拠資料等を一つずつ突合して確認する必要があり、事務作業の手間が大きい。
• 多くの部署にとっては年に数回程度しか出張の機会がないため、通常業務の傍らで旅費制度やシステム操作の知識等を習得することの費用対効果が悪い。

また、旅費事務への生成AI活用については、条例等が自治体ごとに異なるため、現在職員が利用している一般的なチャット型生成AIでは効率化を図ることが難しいという課題を抱えています。

実現したい未来

最終的には、出張の条件（旅行者、日程、場所等）を入力すると、AIエージェントにて最適な出張行程の決定から旅費の計算、チケット等の購入・予約、財務会計システムへの入力、出張者の予定表への旅程出力まで一気通貫で自動対応してくれることが理想と考えています。
一方で、段階的に取り組む必要があると考えており、初期段階としては手続の部分的な効率化（例：出張の要件及び本市規則等に基づき、外部サービスと連携して作成した出張行程案の提案）の実現を目指したいと考えています。